DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM (DMS)

Sortieren, Prüfen, Abzeichnen, Buchen, Archivieren - Dokumenten, insbesondere Rechnungen, fallen in vielen Unternehmen zu tausenden jeden Monat an. Die Buchhaltung oder Finanzabteilung ist meistens dafür zuständig, dass alle Rechnungen ordnungsgemäß kontiert, geprüft, gebucht, bezahlt und archiviert werden. Diese Vorgänge sind ohne eine passende Software kaum zu bewerkstelligen.

Das Dokumentenmanagementsystem (engl. Document Management System) ist ein Programm zur elektronischen Erfassung und Bearbeitung von Dokumenten. In den letzten Jahren hat sich der Zahl der Anbieter solcher DMS-Software stetig erhöht.

IT Sparrow hilft seinen Kunden dabei, die optimale auf Kundenwünsche zugeschnittene Software zu finden. Denn ein optimales Dokumentenmanagementsystem sorgt für ein reibungsloses Arbeiten ohne Papierberge und Suchen nach verschollenen Rechnungen.

Was beinhaltet das DMS?

Das DMS verwaltet in erster Linie Dokumente aller Art. Ziel ist es, die Koordination, Eingabe, Überprüfung, Verteilung und zuletzt Archivierung von Dokumenten zu unterstützen. Primär wird dieses System genutzt, um die Koordination der Buchhaltung zu optimieren. Über das DMS lassen sich alle Eingangs- und Ausgangsrechnungen erfassen. Relevante Daten für das Kontieren und Buchen werden vom System automatisch aus den Rechnungen ausgelesen. Weiterhin sorgt das Dokumentenmanagementsystem mit seiner Weiterleitungs- und Steuerungsfunktion dafür, dass die Rechnungen an den richtigen Prüfer weitergeleitet werden. Warnungen im System helfen dabei, dass alle Rechnungen innerhalb individuell festgelegter Fristen geprüft bzw. bezahlt werden.

Wie funktioniert ein Dokumentenmanagementsystem?

In Papier existierende Rechnungen werden über einen Scanner digitalisiert und so der DMS-Datenbank hinzugefügt. Über das jeweilige Programm, welches auf den Rechnern installiert wird, können diese digitalen Rechnungen bearbeitet und kategorisiert werden. Zur weiteren Prüfung können die Rechnungen in wenigen Sekunden an die nächste Hierarchiestufe weitergeleitet werden. Lange Liege- und Wegzeiten fallen somit weg. Auch das Suchen und Finden eines Dokumentes wird durch das DMS erheblich erleichtert. Auch zum aktuellen Bearbeitungsstand kann dank DMS jederzeit Auskunft gegeben werden.

So unterschiedlich die Buchhaltung und die Buchhaltungssoftware in jeden Unternehmen sind, so unterschiedlich sind auch die verschiedenen DMS-Programme. Denn große Unternehmen, die jeden Monat mehrere hundert oder gar tausend Rechnungen bekommen, haben einen anderen Anforderungsbedarf an die Software als ein Kleinbetrieb. Das Dienstleitungsunternehmen ITSparrow hilft ihren Kunden dabei, die geeignetste Software zu finden, die alle individuellen Anforderungen an ein optimales Dokumentenmanagement erfüllt.