Ein Plädoyer für leistungsorientierte IT-Beschaffung

Trotz enormen Anstrengungen im Bereich des Anforderungsmanagements scheitern viele IT-Beschaffungs-Projekte. Was macht IT-Beschaffung erfolgreich? Aus welchen Gründen scheitert IT-Beschaffung? Liegt es am Projektmanagement, an den Kundenanforderungen oder am fehlenden, gemeinschaftlichen Verständnis für die Funktionalität? Oder kann die fehlende Prozesstreue eine Ursache sein?

Studien zufolge sind 61 Prozent aller IT-Projekte entweder vollständig fehlgeschlagen oder wurden mit Budget- und Terminüberschreitungen sowie Einschnitten im inhaltlichen Umfang abgeliefert.

Folgend dieser Forrester-Umfrage gaben 56 Prozent der Befragten an, dass der Grund für den Misserfolg ihrer IT-Projekte, sich permanent ändernde Anforderungen seien. Als ein weiteres Problem wurde der hohe organisatorische Aufwand beim Start eines jeden Projektes genannt. Die neueste RE-Kompass-Studie des Fraunhofer Instituts verdeutlicht, dass die vermeidlichen Vorteile von Requirements Engineering oft nicht erreicht werden. Lediglich ein Drittel der Befragten konnten geringere Entwicklungskosten, zufriedenere Kunden oder eine raschere Markteinführungsgeschwindigkeit bestätigen.

Das Gelingen der Projekte hängt von der ganzheitlichen Sicht auf das Konzept der Beschaffung und der strategischen Herangehensweise ab. 

Kollaboratives Anforderungsmanagement

Bei der Erfassung der Anforderungen müssen von Beginn an alle relevanten Abteilungen und Rollen (z.B. Anwender, Geschäftsleitung oder die IT- und Rechtsabteilung) miteinbezogen werden. Gemeinsam müssen diese Projektbeteiligten den Bedarf diskutieren und als Anforderungen definieren. Häufig wird dieser Schritt über multiple Datenstände und die Koordination von Iterationen erschwert. Wichtig dabei ist, dass alle Beteiligten das gleiche Verständnis der Anforderungen und das idente Bild der gewünschten Lösung vor Augen haben. Die folgende Abbildung von Glinz & Frinker verdeutlicht die Herausforderungen im Anforderungsmanagement.

Richtig spezifiziertes Wissen muss auch korrekt verstanden werden und tatsächlich für das Projekt relevant sein. Das implizite Wissen muss gleich verstanden werden.  

In zahlreichen Kundenprojekten die durch innovation concept Experten begleitet wurden, bewährte sich ein kollaboratives Anforderungsmanagement, welches die optimale Unterstützung in der Bedarfsanalyse und Definition der Anforderungen bietet. Einwände, Ansichten und Wissensexternalisierungen aller Beteiligten können somit zentral und transparent dokumentiert und diskutiert werden. Unterstützt werden die Beteiligten durch fertige Anforderungsbausteine, die bereits in anderen Projekten erfolgreich im Einsatz sind. Diese können den Benutzer unterstützen, die unternehmensweiten oder projektweiten Anforderungen schnell und effektiv zu definieren. Dadurch werden Engpässe und Spitzen in der Arbeitslast vor einer Ausschreibung vermieden und können effizient geplant werden. 

Das Beschaffungssystem ReqPOOL Suite bietet mit der Kollaborationsfunktion und den vorgefertigten Anforderungsbausteinen die beste Unterstützung für Anforderungsmanagement und führt somit zu einer erfolgreichen IT-Beschaffung. 

Projektgröße bestimmen

Besonders zu Beginn eines Beschaffungs-Projekts ist es wichtig, dass sich Kunden über den tatsächlichen Umfang der geplanten Herausforderung bewusst werden. Während des gesamten Projekts muss eine Feststellung von Größenänderungen möglich sein. Somit erhält man die ständige Kontrolle und den Überblick über das Projekt und kann entsprechende Maßnahmen setzen, das Projekt erfolgreich abzuschließen. Es gibt verschiedene Methoden die Größe eines Projekts zu bestimmen. Die gängigste Praxis ist die Ermittlung des voraussichtlichen Aufwands basierend auf Erfahrungswerten. Wichtig für das Scope Management ist die objektive und vergleichbare Ermittlung der funktionalen Größe. Dies erfolgt mit Function Points. Die Function-Point-Analyse ist vergleichbar mit anderen Metriken zur Bemessung von Gütern. Beispielsweise werden Wohngrößen in Quadratmetern und Motoren in Pferdestärken gemessen und verglichen.

Für eine detaillierte Aufwandsschätzung bewährten sich Workshops, in denen ein genaues Bild und ein grober Fahrplan des Projekts ermittelt werden. Unser verbundenes Unternehmen, die ReqPOOL GmbH, bietet eine unabhängige und fundierte Feinschätzung sowie Bewertung von IT-Vorhaben. Der ReqPOOL-Estimation Manager ist ein kostenloses Tool für die Aufwandsschätzung großer und komplexer Softwareentwicklungsprojekte.

Lieferantenauswahl

Die thematische Komplexität und das Auswerten der weltweit verfügbaren Informationen stellen die beiden größten Herausforderungen bei der Suche nach dem idealen Lieferanten dar. Ergebnisse von einfachen Suchabfragen im Internet gehen nicht auf die mehrdimensionalen Problemstellungen in der IT-Beschaffung ein und führen zu gefährlichen Fehlinterpretationen.

Ziel bei der Lieferantenauswahl ist es zuerst eine Grundauswahl von Lieferanten zu treffen und sich dann nach einer Angebotsphase für den idealen Lieferanten zu entscheiden. Dieser Vorgang ist aufwendig, langwierig und erfordert spezifische Marktkenntnis und Einarbeitungszeit.

Zentraler Bestandteil der ReqPOOL Suite ist eine umfassende Lieferantendatenbank in der Kunden ihren optimalen Lieferanten suchen und finden können. Geleitetes Suchen mit Entscheidungsmatrizen und gewichteten Auswahlkriterien minimieren den Aufwand der Informationsbeschaffung und bieten dem Benutzer die Möglichkeit ohne Marktkenntnis eine objektive Grundlage für seine Entscheidungsfindung zu erreichen.

Für Lieferanten stellt die ReqPOOL Plattform einen zusätzlichen und hoch spezialisierten Vertriebskanal dar. Informationen, die mehrmals für Kundenanfragen verwendet werden, können zentral abgelegt und gepflegt werden. Die Wiederverwendung von standardisierten Referenzen, Lebensläufen und Firmendarstellungen optimiert den Prozess der Lieferantenauswahl für Kunden und Lieferanten.

Durch zahlreiche Kundenprojekte die durch die innovation concept Experten begleitet wurden, etablierte sich hierfür die Anwendung eines einheitlich strukturierten Angebotsspiegels. Dieser Angebotsspiegel beinhaltet die wichtigsten Punkte und Positionen die das Angebot enthalten muss. Die ausgewählten Lieferanten müssen diesen Angebotsspiegel ausfüllen, indem die einzelnen Positionen mit einem Preis ausgewiesen werden. Der Kunde erhält alle ausgefüllten Angebotsspiegel in einem einheitlich strukturierten Format und hat somit die Möglichkeit die Angebote einfach zu vergleichen und sich für den geeignetsten Lieferanten transparent und nachvollziehbar zu entscheiden.

Kommunikation und Änderungsmanagement während der Umsetzungsphase

Das Umsetzungsprojekt startet mit dem beidseitigen Austausch von zusätzlichen  Informationen und der Klärung von offenen Fragen. Durch die intensive Aufarbeitung der Problemstellung und des entsprechenden Lösungsvorschlags, ändern sich bereits zu Beginn eine große Anzahl der Anforderungen.

Es werden Entscheidungsprozesse benötigt, die beiden Vertragsparteien transparent und neutral diese Änderungen aufzeigen. Die Dokumentation dieser Änderungen vermeidet sogenannten Scope Creep, also den schleichenden Inhalts- und Funktionszuwachs des Projekts.

In der Praxis ist es schwer bei Verwendung von verschiedenen Werkzeugen und unterschiedlichen Dokumentversionen den Überblick zu behalten. Die Spezifikation ist bis zum Projektabschluss ein lebendiges Dokument.

Die ReqPOOL Suite bietet durch die ganzheitliche Dokumentation und die Änderungsverfolgung während des gesamten Beschaffungsprozesses eine transparente und nachvollziehbare Entwicklung der fachlichen Inhalte für alle Beteiligten.

Leistungsorientierte Projektabnahme der tatsächlichen Anforderungen

Anschließend an die Umsetzung erfolgt die Kundenabnahme der erbrachten Leistung.

Zusätzlich zur inhaltlichen und funktionalen Qualitätskontrolle empfiehlt sich hier der Einsatz einer Metrik zur Messung des Erfolgs.

Für eine Abnahme wird die funktionale Größe der final umgesetzten Lösung in Function-Points ermittelt und mit der beauftragen funktionalen Größe verglichen.

Abweichungen werden ermittelt und mit den aufgetretenen Change-Requests verglichen.

Durch solch einen Abnahmetest, der entsprechenden durchgängigen Dokumentation und der messbaren Größenkennzahl (Function-Points) kann eine transparente Abnahme des fertigen Produkts erfolgen

Welche konkreten Empfehlungen können wir für eine erfolgreiche IT-Beschaffung geben?

Kunden:

  • Bei der Erfassung der Anforderungen müssen möglichst früh alle notwendigen Abteilungen (Geschäftsleitung, Anwender, IT- und Rechtsabteilung) in den Prozess miteinbezogen werden. Häufig werden wichtige Stakeholder wie z.B. Datenschutzbeauftragte oder Betriebsrat nicht oder zu spät befragt und können das Projektziel gefährden.

  • Eine frühzeitige Prüfung der Integration der neuen Beschaffung in die interne IT-Strategie bringt Planungssicherung und Rückendeckung der IT-Verantwortlichen.

  • Die Wiederverwendung von Anforderungen kann dazu beitragen, Kosten und Zeit zu sparen. Eine frühzeitige, strategische Befragung der unterstützenden Abteilungen und Rollen zu den Themen Einkaufsbedingungen, Rechtsgrundlagen, Datenschutz oder Arbeitnehmerschutz kann in zukünftigen Projekten helfen, das Ziel der IT-Beschaffung, schneller und effektiver zu erreichen.

  • Externe Dienstleister können dabei unterstützen neutral Anforderungen zu erheben und zu dokumentieren.

  • Ganzheitliche Softwarelösungen wie die ReqPOOL Suite unterstützen Anforderungen bestmöglich zu formulieren und strukturiert zu gestalten. Die Möglichkeit alle Anforderungen technisch und formell auf die Qualität prüfen zu lassen soll auf jeden Fall genutzt werden.

  • Der Business Case für das einzuführende System sollte mit einer Stabilität berechnet werden um einen Kostenüberschuss in der Beschaffung von bis zu 40% abfedern zu können.

Lieferanten:

  • Eine Verwendung von bekannten Informationen und dadurch erreichte Standardisierung hilft, den Prozess für Projektanfragen und Request for Information zu optimieren. Die Verwendung von einheitlichen Formularen oder ganzheitlichen Softwarelösungen für die IT-Beschaffung hilft, die Unterlagen und die Kundenanfragen standardisiert und strukturiert zu verwalten und abarbeiten zu können. Das spart Zeit und Geld.

  • Das gemeinsame Verständnis der Anforderung eines Kunden ist das Kernelement der erfolgreichen IT-Beschaffung. Fachliche, strukturelle Korrektheit sowie eine eindeutige Formulierung sind die Basis des gemeinsamen Verständnisses. Nutzen Sie hierfür verschiedene Werkzeuge und Methoden um ein bestmögliches gemeinsames Verständnis der Anforderungen zwischen Ihnen und dem Kunden zu erreichen.

  • Trotz agiler Entwicklungsprozesse muss der Lieferant sich die Zeit nehmen, die Kundenanforderungen ganzheitlich zu verstehen, um sich selbst ein organisatorisches und auch technisches Raster zu erstellen, in dessen Rahmen er sich agil bewegen kann. Gut strukturierte und formulierte Anforderungen helfen hierbei.

  • Regelmäßige und gerichtete Kommunikation ist ein Schlüssel den Kunden in den fortlaufenden Prozess miteinzubeziehen. Ziel muss sein, dass beide Seiten stets den gleichen Wissensstand haben.